Datenschutzerklärung – Pflege Sprachnotiz
Stand: 17. Februar 2026
1. Verantwortlicher
Dr. Tobias Lorenz
E-Mail: info@pflegesprachnotiz.de
2. Überblick
„Pflege Sprachnotiz" ist eine App für Pflegefachkräfte zur Aufnahme, Transkription und Dokumentation von Pflegeberatungsgesprächen. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden.
3. Welche Daten werden erhoben?
3.1 Kontodaten
- E-Mail-Adresse und Passwort zur Registrierung und Anmeldung
- Optional: alternative E-Mail-Adresse für den Dokumentenversand
3.2 Audioaufnahmen
- Sprachaufnahmen von Beratungsgesprächen (AAC-LC, M4A-Format)
- Aufnahmen werden in automatische Segmente von je 10 Minuten aufgeteilt
- Aufnahmen werden zunächst lokal auf Ihrem Gerät gespeichert
3.3 Beratungsdaten
- Art des Beratungsgesprächs (z. B. Aufnahmegespräch, Sturzprävention, Schmerzberatung)
- Transkripte der Audioaufnahmen
- Generierte Beratungsdokumente im Markdown-Format
- Zeitstempel (Beginn und Ende der Aufnahme, Erstellungszeitpunkt)
3.4 Gesundheitsbezogene Daten
Die App verarbeitet im Rahmen der Beratungsgespräche potenziell besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO), insbesondere Gesundheitsdaten von Patienten/Pflegebedürftigen. Die Verantwortung für die rechtmäßige Erhebung und Verarbeitung dieser Daten im Rahmen der beruflichen Tätigkeit liegt bei der nutzenden Pflegefachkraft bzw. deren Arbeitgeber.
3.5 Technische Daten (Fehlerberichte)
- Geräteinformationen, Betriebssystem-Version
- Fehlermeldungen und Stack-Traces
- Session-Daten zur Fehleranalyse
4. Zweck der Datenverarbeitung
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|
| Bereitstellung der App-Funktionalität (Aufnahme, Transkription, Dokumentation) | Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) |
| Benutzerregistrierung und Authentifizierung | Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) |
| Versand der Beratungsdokumente per E-Mail | Art. 6 Abs. 1 lit. b (Vertragserfüllung) |
| Fehlererkennung und App-Stabilität | Art. 6 Abs. 1 lit. f (berechtigtes Interesse) |
| Verarbeitung von Gesundheitsdaten | Art. 9 Abs. 2 lit. h (Gesundheitsversorgung) |
5. Drittanbieter und Datenübermittlung
5.1 Supabase (Backend & Authentifizierung)
- Anbieter: Supabase Inc.
- Zweck: Benutzerauthentifizierung, serverseitige Verarbeitung (Transkription, Dokumentgenerierung, E-Mail-Versand)
- Übermittelte Daten: E-Mail-Adresse, Audioaufnahmen (base64-kodiert), Transkripte, Beratungstyp
- Datenschutz: https://supabase.com/privacy
5.2 Sentry (Fehlerverfolgung)
- Anbieter: Functional Software Inc. (Sentry)
- Zweck: Erkennung und Analyse von App-Fehlern und Abstürzen
- Übermittelte Daten: Fehlermeldungen, Geräteinformationen, Session-Daten
- Serverstandort: EU (Deutschland)
- Datenschutz: https://sentry.io/privacy/
5.3 KI-gestützte Transkription und Dokumentierung
- Audioaufnahmen werden zur Transkription an einen serverseitigen Dienst über Supabase Edge Functions übermittelt
- Transkripte werden durch ein KI-Sprachmodell analysiert, um strukturierte Beratungsdokumente zu erzeugen
- Die Verarbeitung erfolgt über die oben genannten Supabase-Infrastrukturen
6. Lokale Datenspeicherung
Folgende Daten werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert:
- SQLite-Datenbank: Beratungsdaten, Transkripte, generierte Dokumente, Verarbeitungsstatus
- Dateisystem: Audioaufnahmen (M4A-Dateien), generierte Dokumente
- App-Einstellungen: Alternative E-Mail-Adresse
7. Berechtigungen
Die App benötigt folgende Geräteberechtigungen:
| Berechtigung | Zweck |
|---|---|
| Mikrofon | Aufnahme von Beratungsgesprächen |
| Speicher | Speichern und Abrufen von Audioaufnahmen und Dokumenten |
| Internet | Kommunikation mit dem Backend für Transkription, Dokumentgenerierung und E-Mail-Versand |
8. Datensicherheit
- Alle Datenübertragungen verschlüsselt über HTTPS/TLS
- Die Authentifizierung erfolgt über JWT-Tokens mit automatischer Erneuerung
- Serverseitig wird Row Level Security (RLS) eingesetzt, um den Zugriff auf Benutzerdaten einzuschränken
9. Datenweitergabe
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur:
- an die unter Abschnitt 5 genannten Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung
- wenn Sie selbst den Versand von Dokumenten per E-Mail auslösen
- wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind
10. Speicherdauer
- Lokale Daten: Verbleiben auf Ihrem Gerät, bis Sie diese löschen oder die App deinstallieren
- Kontodaten: Werden gespeichert, solange Ihr Konto besteht
- Fehlerberichte (Sentry): Werden gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien von Sentry gespeichert (in der Regel 90 Tage)
11. Ihre Rechte (Art. 15–21 DSGVO)
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: info@pflegesprachnotiz.de
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
12. Löschung von Daten
- Einzelne Beratungen können direkt in der App gelöscht werden (inkl. lokaler Audioaufnahmen und Datenbankeinträge)
- Zur vollständigen Löschung Ihres Kontos und aller serverseitig gespeicherten Daten wenden Sie sich bitte per E-Mail an uns
13. Minderjährige
Diese App richtet sich ausschließlich an Pflegefachkräfte und ist nicht für die Nutzung durch Minderjährige bestimmt.
14. Offline-Nutzung
Die App kann offline zur Aufnahme von Beratungsgesprächen genutzt werden. Die Verarbeitung (Transkription und Dokumentgenerierung) erfolgt automatisch, sobald eine WLAN-Verbindung verfügbar ist.
15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder bei Änderungen der App anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets in der App.
16. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an:
Tobias Lorenz
E-Mail: info@pflegesprachnotiz.de